La categorización de productos es un aspecto infravalorado de la experiencia de usuario en el comercio electrónico. Una categorización eficaz ofrece a tus clientes el camino más fácil para pagar, independientemente del canal que utilicen. Pero la forma de categorizar los datos para las hojas de cálculo no sólo tiene que ver con la experiencia del usuario, sino que es un factor importante en la eficiencia de tus procesos internos.
Tomar medidas para preparar los datos para la categorización te pondrá en el camino hacia una gestión eficaz de la información de productos en constante expansión. Y uno de los pasos más importantes es categorizar los datos para las hojas de cálculo utilizando columnas sencillas.
Dónde y cómo clasificar los datos para las hojas de cálculo
Lo primero que debes plantearte cuando empieces a categorizar los datos de los productos es qué herramienta vas a utilizar. Esta decisión puede ser especialmente difícil para los vendedores que no tienen experiencia en análisis de datos u operaciones.
Cuando se trata de datos de productos, puede resultar tentador crear tablas en Word: uno se siente cómodo con el programa y es muy adecuado para escribir párrafos de descripciones de productos. Pero cuando se trata de categorizar los datos de los productos de forma más eficaz, hay que centrarse en las hojas de cálculo de Excel. A la hora de crear una base de datos de información sobre productos, es esencial poder crear filas y columnas estructuradas para organizar los datos en bruto.
Cómo crear una potente hoja de cálculo de información sobre productos en Excel
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A primera vista, puede que no parezca gran cosa elegir Word en lugar de Excel porque, al principio, podrás cargar por completo la misma información. Los retos surgen cuando llega el momento de filtrar, ordenar, reorganizar y actualizar los datos. Si eliges Excel, conseguirás una mayor eficacia a corto y largo plazo.
Una vez que hayas decidido crear tu base de datos de información de productos en Excel, tendrás que averiguar cómo estructurar todos esos datos mediante columnas y filas. Existen infinitas opciones para organizar todos los datos de tus productos, pero lo mejor es empezar de la forma más sencilla posible. Cada fila debe corresponder a un único SKU. A continuación, puedes empezar a categorizar los datos del producto a través de columnas, incluyendo atributos como:
- Nombres de ID de producto
- Categorías para un sitio de comercio electrónico
- Etiquetas descriptivas
- Enlaces de imagen
- Peso del artículo
- Dimensiones del producto
- Precios
- Y otra información relevante para su conjunto de datos
Sin embargo, es importante no exagerar. Vas a tratar con una enorme cantidad de información a través de una variedad de canales. Añadir demasiadas columnas de atributos puede dar lugar a conjuntos de datos demasiado complicados que generen inconsistencias y aumenten las posibilidades de error humano al actualizar las entradas posteriormente.
Un error habitual al añadir columnas a una base de datos de información de productos en Excel es crear columnas que se solapen en parte. Si creas categorías con nuevas columnas, debes asegurarte de que la información de esas celdas sólo aparecerá una vez. Cuando hay solapamiento, aumentan las posibilidades de información errónea e inconsistencias, especialmente cuando llega el momento de actualizar varias hojas de cálculo para canales adicionales.
Pero cuando categorices los datos para las hojas de cálculo de forma eficiente, podrás aprovechar funciones más avanzadas que te ahorrarán gran parte del tiempo que dedicarás a la gestión de la información sobre productos.
3 funciones clave para una gestión eficaz de la información sobre productos
Las hojas de cálculo de Excel han sido la principal herramienta de gestión de la información sobre productos durante muchos años. Pero eso no significa que siempre faciliten la vida a los responsables de marketing. Dado que Excel no es una base de datos de información de productos específica, es fácil perder el tiempo actualizando los datos manualmente y creando inconsistencias a medida que crece el catálogo.
Hay que aprovechar cualquier oportunidad para automatizar o agilizar la gestión de la información de productos en la hoja de cálculo de Excel. Y no hace falta ser el mayor experto del mundo en Excel para hacerlo. Con las siguientes funciones, puedes simplificar tu base de datos de información de productos y mejorar procesos que repercutirán positivamente en la experiencia de los usuarios:
- Clasificación: Cuando se manejan tantos datos de productos, la ordenación de la información se convierte en tu mayor baza para agilizar los procesos. Desde la clasificación selectiva en columnas o filas específicas hasta la clasificación a gran escala de toda la base de datos, puedes mejorar la visibilidad de categorías específicas e identificar posibles solapamientos en entradas concretas.
- Filtrado: Un paso más allá de la clasificación, el filtrado te ayuda a eliminar el ruido de tu base de datos de información de productos al buscar entradas específicas para actualizar. En lugar de buscar manualmente las entradas necesarias, puedes filtrar según los atributos de columnas específicas y simplificar el proceso de actualización.
- Funciones sencillas: No hace falta ser un maestro de Excel para ejecutar funciones como Eliminar duplicados y VLOOKUP o programar una macro. En el caso de los datos de productos, la eliminación de duplicados es esencial para mantener una hoja de cálculo limpia y garantizar que tus distintos canales reciben información consistente. VLOOKUP te ayudará a revelar rápidamente las entradas que necesitas encontrar con más eficacia que una simple ejecución de «CTRL + F». Y cuando quieras aumentar tu capacidad para automatizar tareas comunes, crear una simple macro puede ayudarte a ejecutar múltiples comandos con un solo clic. Cualquier paso que puedas dar para simplificar la introducción de datos ahorrará un tiempo considerable a tu equipo.
Puedes categorizar los datos de las hojas de cálculo de forma que faciliten la vida a tu equipo y a aquellos con los que colaboras. El uso eficaz de Excel para crear una base de datos de información de productos te ahorrará tiempo y mejorará la experiencia de usuario en todos los canales.
Pero el reto siempre será mantener bajo control el alcance de tu base de datos. Ahí es donde podemos ayudarte.
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Si deseas obtener más información sobre la gestión eficaz de datos en Excel, descarga nuestra guía “Cómo crear una potente hoja de cálculo de información de productos en Excel”.
