Reconócelo, introducir los datos de nuevos artículos o líneas de productos desde cero es una lata. Especialmente si guardas los datos en varios archivos y sistemas, introducir la información necesaria puede llevar una eternidad. Seguro que hay una forma más sencilla de gestionar los datos de los productos.
Sí, la hay.
Un buen sistema de gestión de información de productos (PIM) incorpora algo llamado funcionalidad de “herencia de datos”. Es perfecto para las empresas que necesitan automatizar muchas de las tareas asociadas a la gestión de datos de productos, para ahorrar tiempo y reducir costes.
Especialmente los fabricantes de componentes u otros cuyos productos tengan muchas características diferentes pueden beneficiarse de la funcionalidad de herencia de datos de un sistema PIM.
Cómo funciona la “herencia de datos” en el sistema PIM Perfion
¿Qué es la “herencia de datos”?
La herencia de datos funciona de la siguiente manera: cuando un usuario crea un nuevo producto en el sistema PIM, el producto “hereda” los datos que tiene en común con otros productos del mismo grupo de productos. De este modo, el usuario no tiene que volver a introducir un montón de información sobre el producto.
He aquí un ejemplo:
Un fabricante quiere introducir datos en su sistema PIM para una nueva línea de productos. En lugar de introducir todos los detalles complejos de los productos, la herencia de datos de carácter masivo rellena los huecos obteniendo los datos de productos similares de líneas anteriores.
Aunque la herencia de datos le sirve a empresas de casi todos los sectores verticales, es especialmente útil para los fabricantes de componentes, que suelen tener grandes conjuntos de datos en distintos sistemas.
¿Qué son los grupos de productos?
Los fabricantes pueden agrupar los productos en varias categorías. He aquí algunos ejemplos:
- Bombas
- Taladros
- Cafeteras
- Lámparas de mesa
- Marca
- Precio
- Material
En cada uno de los grupos anteriores, los productos tendrán características similares, así como características que no son tan similares.
¿Por qué es posee tanto valor la herencia de datos?
Cuando los fabricantes crean nuevos productos en, por ejemplo, un sistema ERP o una hoja Excel, tienen que introducir todas las características de los productos, lo que puede ser un proceso largo. Además, existe un gran riesgo de error humano.
Sin embargo, un sistema PIM con función de herencia de datos aumenta la automatización, ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores porque el sistema ya ha adquirido datos de productos similares. Sólo hay que introducir manualmente los datos específicos que difieren para los nuevos productos.
¿Cómo soluciona la funcionalidad de herencia de datos del PIM los retos de un ERP?
Utilizar un ERP para la gestión de la información sobre productos puede resultar complicado. He aquí un ejemplo:
Cuando un gestor de productos introduce los datos del producto en el sistema ERP y no existen campos específicos para algunas características del producto, el departamento de tecnologías de la información (TI) -ya de por sí muy ocupado- tiene que crear nuevos campos, lo que puede llevar bastante tiempo. Otra cosa es que sea necesario empezar de cero con un nuevo elemento de producto cada vez.
El uso de una solución PIM con funcionalidad de herencia de datos supera este reto. Los gestores de productos pueden añadir nuevos productos a los grupos de productos existentes, que ya contienen productos con características similares. En este caso, los gestores de productos sólo tienen que rellenar manualmente los campos restantes e incluso pueden crear ellos mismos nuevos campos para las características de los nuevos productos, sin la ayuda del departamento de TI.
El ejemplo de Perfion PIM
El sistema Perfion PIM, por ejemplo, incorpora la función de herencia de datos y ya ha ayudado a varias empresas a gestionar sus datos de producto de forma más eficaz:
«Lo mejor de Perfion es la función de herencia. Cuando creamos un nuevo producto, sólo tenemos que rellenar cuatro campos de datos. El resto de la información ya viene dada automáticamente a través de la herencia. Nos ahorra muchísimo tiempo al no tener que volver a introducir todos los datos desde cero cada vez», afirma el fabricante de joyas Trollbeads. “En realidad, las horas de trabajo ahorradas -y el hecho de que ahora tenemos el control de nuestros datos maestros- han merecido por sí solas la inversión”.
La gran funcionalidad de herencia hace que la solución Perfion PIM sea especialmente adecuada para las necesidades de Trollbeads. Trollbeads agrupa productos de muchas maneras y la posibilidad de definir reglas de herencia en el sistema PIM supone un gran ahorro de tiempo cuando se crean nuevos productos en un grupo, ya que el producto “hereda” automáticamente los datos comunes a todos los productos del grupo. El resto de datos específicos se introducen rápidamente.
También Wentronic, un distribuidor de accesorios electrónicos, se está beneficiando de la funcionalidad de mantenimiento y herencia masiva de datos.
Seis tareas diarias en ERP que se hacen mucho más fáciles con un sistema PIM
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