La integración del sistema de gestión de almacenes (Warehouse Management System – WMS) es imprescindible para poder competir en el mundo actual. Teniendo en cuenta que los clientes ya están en línea, es necesario que actúes rápido y te decantes por una integración del WMS, en lugar de por una mera interfaz.
Este artículo te interesa si tu WMS no está integrado en tu sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning – ERP), o si únicamente dispones de una interfaz de WMS, sin integración de este.
Los sistemas ERP son realmente la columna vertebral de cualquier empresa de venta al por mayor, distribución y fabricación. Automatizan los procesos de negocio de una empresa y permiten el flujo de información entre áreas funcionales y departamentos.
Por otra parte, se ha de tener en cuenta que los almacenes han experimentado enormes cambios en los últimos años. Por ejemplo, la nube y las tecnologías móviles han influido enormemente en la forma en que las empresas gestionan sus almacenes y sus centros de distribución.
Hoy, más que nunca, es necesario que los almacenes lleven a cabo una drástica transformación digital. Este cambio tiene como objetivo mejorar la productividad y aumentar la eficiencia del almacén.
Puede ocurrir que un sistema ERP altamente especializado incluya también una sólida funcionalidad de gestión de almacenes. Sin embargo, en la mayoría de los casos, un sistema ERP ofrece capacidades para gestionar el inventario, lo que se circunscribe al seguimiento del proceso de los artículos a medida que se recogen, se empaquetan y se envían – pero sin ir más allá.
Las empresas con instalaciones de distribución automatizadas y de gran volumen son conscientes de la necesidad de invertir en un sistema de gestión de almacenes específico para digitalizar y automatizar todos los aspectos del control de sus inventarios.
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (Warehouse Management System – WMS)?
Un WMS proporciona funciones de almacén más sofisticadas que las que vienen de serie con un sistema ERP.
Permite a las empresas supervisar continuamente el progreso de los productos a medida que entran, pasan y salen del almacén.
Esto incluye mantener bajo control la recepción, el almacenamiento y el movimiento de las mercancías, utilizar información en tiempo real para optimizar la ubicación y vida útil de los productos, y, en última instancia, ayudar a las empresas a hacer un uso más inteligente del espacio.
¿Por qué hoy en día resulta imprescindible una integración completa del WMS con tu sistema ERP?
La falta de integración del WMS con el sistema ERP de tu empresa puede crear un cuello de botella y limitar la eficiencia, lo que afecta a tu negocio de muchas maneras.
El almacén no es una isla.
Otros departamentos, como fabricación, compras y atención al cliente, necesitan acceder a los datos del almacén para una mejor toma de decisiones.
Esto significa que, si cuentas con un WMS, este debe poder comunicarse con tu sistema ERP. La integración del WMS con tu ERP es crucial si quieres conseguir la agilidad y la flexibilidad necesarias para sobrevivir en el mercado actual.
Una integración completa y sin fisuras entre tu sistema WMS y tu sistema ERP puede proporcionarte información valiosa. Con esta integración, tu equipo directivo dispondrá de la información que necesita para poder tomar decisiones eficaces, y además resultará más sencilla la tarea de procesamiento de datos.
Interfaz de WMS frente a integración
El problema radica en que la mayoría de las aplicaciones de WMS de terceros sólo disponen de una interfaz, en lugar de una integración perfecta, con su “pariente” ERP.
¿Qué es una interfaz de software?
Una interfaz de software -frente a una integración completa- consiste en una conexión que permite a dos programas compartir información entre sí, sin que los propios programas se vean afectados.
Una interfaz suele utilizar un formato de archivo estándar, como XML, para pasar información de un sistema a otro.
Por lo tanto, las dos aplicaciones se ejecutan en bases de datos distintas, o incluso en servidores distintos, y utilizan middleware o procesos de exportación/importación por lotes para trasladar físicamente los datos entre los sistemas.
Esto genera una complejidad y una duplicación de datos innecesarias, y la necesidad de desarrollar interfaces personalizadas conlleva inevitablemente más gastos.
Con dos conjuntos separados de información de inventario, es imposible que los departamentos obtengan una única versión de la realidad.
¿Qué es una integración de software?
Por el contrario, si se realiza una integración -por contraposición a contar con una interfaz- las soluciones estarán conectadas a un nivel más fundamental. La integración no se limita a que los distintos sistemas “hablen” entre sí, como ocurre con una interfaz de software, sino que permite una transferencia de información sin fisuras.
En una integración, todos los datos se almacenan en un único lugar y los distintos programas están unificados.
Pero, realmente, ¿es tan importante distinguir entre una interfaz de software de WMS y una integración?
Bueno, eso depende de lo importante que sea para tu empresa asegurarse de que los pedidos se fabrican y se envían a tiempo.
Si no existe integración de tu WMS, no podrás:
- Alcanzar la velocidad y la agilidad que tu empresa necesita para ser competitiva en el mercado actual.
- Proporcionar a la dirección la información en tiempo real que necesita para poder tomar decisiones con suficiente confianza.
- Equipar a tu equipo de ventas de modo que sólo haga promesas que tu empresa pueda cumplir.
- Permitir a tu equipo de atención al cliente mantener a los clientes informados.
- Actualizar las compras en función de lo que se ha entregado o no.
- Aplicar realmente estrategias de preparación de pedidos centradas en el cliente, como la vida útil impulsada por el cliente combinada con la rotación de existencias FEFO.
- Eliminar la intervención humana (y los errores asociados a la reintroducción de datos) con un flujo transaccional directo.
- Mejorar la velocidad y la precisión de la facturación.
5 razones principales para elegir un WMS con integración con tu ERP
Con la integración total del software de almacén, dispondrás de un sistema unificado que cubre todas tus bases, con enlaces cruzados para la visibilidad y el control, lo que te permitirá beneficiarte de procesos empresariales optimizados, transparentes e integrales.
De esta forma, podrás organizar las mercancías de forma óptima y aprovechar al máximo el espacio físico de tu almacén y el tiempo de tus empleados, y proporcionarás al conjunto de la empresa una única fuente de información veraz con la que tomar decisiones fiables basadas en hechos y crear valor.
- Utilización de una única base de datos – fuente única de la realidad
Un WMS con integración utilizará las mismas tablas de base de datos que ya tienes en tu base de datos ERP.
Sólo se necesitarán y se añadirán unas pocas tablas nuevas, lo que significa que todos tus informes y consultas de clientes seguirán funcionando.
También significa que podrás encontrar las nuevas tablas y campos añadidos a la base de datos mediante la integración.
Si integrases un WMS aislado, tendrías que gestionar cada sistema por separado, además de gestionar la integración. Así, en el caso de tablas paralelas con datos similares, ¿cómo elegirías cuál es la tabla principal para que tus informes presenten el mismo contenido?
- Ahorro de tiempo en la integración de software
Integrar dos sistemas es una tarea difícil y complicada. Imagínate que debes mapear y vincular campos de dos bases de datos.
Además, hay que establecer reglas para determinar qué campo contiene los datos «verdaderos» para tus necesidades y crear reglas operativas adicionales para mantener la consistencia y la fiabilidad de la información.
Así pues, cualquier pequeña revisión de uno de los sistemas puede obligar a actualizar algunos mapeos y reglas, a menudo de forma inesperada, lo que consumirá una considerable cantidad de tiempo y recursos.
- Por fin dispondrás de datos fiables
Cuando integras tu ERP y tu sistema de gestión de almacenes, ya no tienes que preocuparte por la exactitud de los datos entre ambos sistemas, ya que en el momento en que introduces información en un sistema, esta se actualiza automáticamente en el otro. Es decir, puedes dar por eliminados casi por completo los errores de introducción de datos.
Puedes estar al tanto de las entradas y salidas de almacén, la preparación de pedidos, el reaprovisionamiento, la gestión local, los pedidos, las devoluciones de proveedores y los informes sobre recuentos físicos y cíclicos.
Disponer de información en tiempo real aumentará la eficiencia de tu empresa y te proporcionará las respuestas que necesitas, y en el momento en el que las necesites.
- Seguimiento del progreso de los empleados
Muchas empresas afirman que los WMS aislados carecen de las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de los niveles de productividad de los empleados.
Al integrar un sistema de gestión de almacenes con un ERP, los jefes de almacén tienen la posibilidad de realizar un seguimiento diario de la productividad de los empleados.
Pueden recibir alertas en tiempo real una vez que un empleado ha completado una tarea, de modo que pueden establecer el siguiente paso en la cadena de suministro.
Esta comunicación instantánea ayuda a las empresas a mantenerse productivas y a completar los proyectos dentro de plazo.
- Mejorar el proceso de toma de decisiones
El almacén no es un negocio independiente, y no debe tratarse como tal.
Por ejemplo, si tu departamento de ventas no puede acceder a la información de tu sistema de gestión de almacenes, no podrá informar eficazmente a los clientes sobre el estado de sus pedidos.
Por eso es tan importante contar con un sistema integrado de gestión de almacenes. Con él, se crea una conexión perfecta entre los dos sistemas para que nadie en tu empresa quede al margen.
Este intercambio de información garantiza que tu equipo de ventas no haga promesas que no pueda cumplir. También significa que tus ejecutivos siempre tienen una imagen clara de tu cadena de suministro.
