A menudo, la información sobre productos se almacena y actualiza en varios sistemas de una empresa. Cuando los mismos datos son utilizados por los equipos de desarrollo de productos, marketing y compras, los conjuntos de datos existen en silos, la información no está estandarizada y se producen errores.
Un sistema de gestión de la información del producto (Product Information System – PIM), actúa como una única fuente fiable de información para todos los tipos de datos del producto, que mantienes únicamente desde una sola ubicación.
Dentro del sistema PIM, puedes estructurar la información de producto tal y como quieres que aparezca en los distintos canales de venta y marketing de la empresa. Ya no tendrás que ir a la plataforma de comercio electrónico, los archivos de InDesign, las hojas de cálculo de Excel u otros sitios para reorganizar el orden de los productos o eliminar o añadir datos de productos manualmente. Todo se gestiona en el sistema PIM, y los cambios se reflejan automáticamente en todos los idiomas y en todos los canales que decidas vincular con el sistema PIM.
De este modo, se reduce considerablemente el tiempo dedicado al trabajo manual. Se minimiza el número de errores y descuidos, y todos los miembros de la empresa utilizan los mismos datos a la hora de tomar decisiones empresariales.
Una única fuente de información fiable para los datos de productos puede optimizar todos los procesos de tu empresa que implican datos de productos. Sin embargo, implantar PIM en tu empresa significa que cambiará algunos de sus procesos de trabajo, simplemente porque has obtenido una herramienta que hace posible la optimización.
Sin embargo, hay buenas razones para trazar cómo son tus procesos de trabajo más básicos y cómo son las interfaces entre los distintos departamentos y su uso de la información sobre productos.
El sistema PIM debe apoyar los procesos de trabajo de la mejor manera posible, sobre todo en lo que respecta a la gestión de funciones. ¿Quién debe tener acceso a qué? ¿Deben tener los distintos departamentos sus propios permisos? ¿Deben poder bloquearse los datos de los productos en determinadas fases? ¿A qué deben tener acceso los colaboradores externos?
Las respuestas a estas preguntas plantearán importantes exigencias a tu futuro sistema PIM. Para crear una visión de conjunto, puedes utilizar las siguientes preguntas fundamentales como punto de partida.
Un parámetro importante a tener en cuenta en este contexto es la forma en que el sistema PIM muestra las tareas que pueden y deben realizarse. Básicamente, se puede distinguir entre si un sistema PIM prepara el escenario para trabajar de forma secuencial o paralela con el tratamiento de la información del producto. Es decir, si una tarea debe terminarse antes de poder iniciar la siguiente, o si varios usuarios pueden realizar varias tareas al mismo tiempo en relación con la información sobre los productos. Por lo tanto, vale la pena considerar qué es lo mejor para tu empresa.
Puede resultar abrumador cambiar los procesos de enriquecimiento de datos de toda la empresa, pero los beneficios justifican el esfuerzo. En nuestra guía paso a paso “Cómo optimizar toda la cadena de valor con un PIM” aprenderás a crear una visión general de cómo cada departamento accede y enriquece la información del producto a lo largo de su ciclo de vida.
Lo más probable es que te sorprendas de cuántos empleados diferentes necesitan realmente acceder a los datos de los productos y trabajar con ellos. Una vez que tengas la visión de conjunto, podrás utilizar tu sistema PIM como motor de una serie de optimizaciones de la cadena de valor empresarial.
En esta guía, compartimos 5 beneficios concretos que puedes obtener de PIM en el desarrollo de productos, compras, fabricación, marketing, ventas y servicios posventa.
