Aprende a seleccionar el método de preparación de pedidos adecuado para tu almacén, ya que es esencial para ser más eficiente y reducir el número de devoluciones de productos, y además puede influir en la satisfacción de tus clientes.
Elegir el método de preparación de pedidos adecuado para tu almacén puede influir directamente en tus clientes y en su satisfacción. Por este motivo, las empresas deben analizar detenidamente su proceso de preparación de pedidos e identificar formas de agilizarlo y, en última instancia, reducir los costes asociados, ya que esto influirá directamente en los resultados de la empresa.
¿En qué consiste una estrategia de preparación de pedidos?
Es la forma (o la combinación de formas) de reunir en el almacén todas las mercancías que deben enviarse a los clientes en un momento dado.
Por lo tanto, es el proceso logístico que utiliza una empresa para poder reunir las mercancías que deben enviarse al cliente de la forma más eficaz y precisa.
¿Qué tipo de métodos de preparación de pedidos en almacén existen?
La preparación de pedidos puede realizarse en un solo paso, recogiendo los productos directamente en la caja o palé que se enviará (Pick & Pack en 1 paso) .
También puede realizarse en un proceso de 2 pasos, de acuerdo con el cual primero se recogen los productos en una ubicación temporal (CART), y luego se empaquetan los pedidos que se enviarán al cliente.
Existen diferentes métodos de preparación de pedidos en función de si una empresa hace la preparación de pedidos para un cliente o una dirección de uno en uno (preparación de pedidos basada en solicitudes) o si hace la preparación de pedidos para más de uno.
En el caso de la preparación de pedidos basada en solicitudes, existen diferentes métodos para elegir:
- Recogida guiada FIFO (primero en entrar, primero en salir), que consiste en recoger primero el producto más antiguo para garantizar la rotación de las existencias.
- Preparación de pedidos libre ad-hoc, que significa que no hay stock asignado para el proceso de preparación de pedidos, es decir, que se pueden seleccionar los artículos libres disponibles.
- Recogida por zonas, en el caso de que el pedido deba ser atendido por distintos preparadores en distintas zonas.
- Pick to Box: en este caso, las cajas se llevan al almacén, por lo que los productos que se recogen se colocan inmediatamente en sus cajas.
- Recogida de palés completos.
Cuando se elige efectuar la preparación de pedidos para más de un cliente, el preparador sólo recorre el almacén una vez para recoger la mercancía de todos estos clientes.
Los métodos de preparación de pedidos disponibles son:
- Preparación de pedidos por agrupación (cluster picking).
- Preparación de pedidos por lotes (batch picking).
La selección de un método de preparación de pedidos suele depender de la organización física de la empresa y del tamaño de los artículos que maneja.
Por ejemplo: si tú eres un fabricante de alimentos y bebidas, querrás utilizar una estrategia de preparación de pedidos FEFO porque los productos alimenticios son perecederos y tienen una vida útil predefinida.
¿Cuál es el impacto de elegir un método de preparación de pedidos incorrecto?
El mayor impacto se produce en el tiempo empleado para completar estas operaciones. La preparación de pedidos es una actividad que requiere mucha mano de obra.
Si una empresa se ocupa de pedidos pequeños, y estos se recogen uno a uno, el preparador de pedidos estará corriendo maratones en el almacén.
Elegir una estrategia equivocada también puede dar lugar a más errores, lo que significa que se enviarán artículos erróneos al cliente equivocado.
¿Es la preparación de pedidos basada en solicitudes la estrategia que más tiempo consume?
No necesariamente.
Hay distintos factores que influyen en el tiempo que se tarda en preparar los pedidos.
Por lo general, depende del tamaño de los pedidos o de la mercancía. A veces, también puede influir la complejidad del pedido (por ejemplo, necesidad de cortar la tela o de ensamblar un kit).
Así, si una empresa recibe pedidos de varios palés de mercancías, no tiene sentido agruparlos o hacer una preparación de pedidos por lotes.
¿Existe algún método de preparación de pedidos recomendado para el comercio electrónico?
Los pedidos de las tiendas web suelen ser muy pequeños. Cuando compras zapatos, no te sueles comprar 7 pares a la vez.
El pedido medio de Amazon es de 1,3 unidades. Esto significa que es crucial poder hacer algún tipo de preparación de pedidos agrupada para un conjunto grande de pedidos.
Aquí existen incluso dos posibilidades.
En primer lugar, la shopping cart picking, o también preparación de pedidos por oleadas, en la que las listas de preparación de pedidos se consolidan en una sola lista. Una vez reunidos todos los artículos en el “carro de la compra”, se pueden dividir y empaquetar para cada pedido específico.
El sistema de gestión de almacén buscará primero el pedido más pequeño para el artículo. Así se evita comenzar con un pedido grande y tener que buscar los artículos en la cesta.
La segunda opción es el trolleys picking, en el que se utiliza un carro seccional (como una estantería con ruedas), y que denominamos también preparación de pedidos múltiple. Cada sección se corresponderá entonces con el pedido de un cliente. Así, cuando lleguemos a la ubicación de un producto, cogeremos una pieza para el cliente A en la sección 1, y otra pieza para el cliente B en la sección 2. Una vez finalizada la preparación de pedidos, cada sección del carro se corresponde con un pedido de un cliente.
En este proceso podemos empaquetar en cajas después de hacer la preparación de pedidos. O también podríamos haber preparado las cajas antes de la preparación de pedidos y hacer la preparación de pedidos directamente en la caja.
¿Existe alguna diferencia entre la venta al por mayor y la distribución?
Los mayoristas suelen tener un número más limitado de números de referencia únicos (SKUs), aunque más existencias de estos artículos.
Debido a la gran cantidad de existencias, suelen necesitar procesos FIFO más dirigidos para garantizar que no retienen existencias específicas durante demasiado tiempo.
Los mayoristas también suelen suministrar más palés completos, por lo que las optimizaciones entre preparación de pedidos de palés completos y preparación de pedidos de cajas/artículos podrían ser relevantes.
Los clientes de distribución suelen construir los palés con productos diferentes, con una mayor variedad de SKUs y cantidades más pequeñas. Pero incluso ellos podrían beneficiarse de la optimización de las operaciones para pedidos más grandes frente a pedidos más pequeños.
¿Cuáles son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar una estrategia de preparación de pedidos para el almacén?
Los dos factores más importantes a tener en cuenta son el tamaño del pedido y el tamaño del producto.
Lo más probable es que, para pedidos grandes o productos grandes, resulte mejor una estrategia de preparación de pedidos de uno en uno.
Sin embargo, en el caso de pedidos pequeños o productos pequeños, será preferible una preparación de pedidos por oleadas o múltiple.
Por supuesto, el número de pedidos y el tipo de métodos de envío también pueden influir en el método de preparación de pedidos del almacén. Por ejemplo: agrupar en oleadas por transportista, porque un determinado transportista recoge antes la mercancía.
¿Cómo afecta a la cuenta de resultados de la empresa elegir la estrategia de preparación de pedidos correcta?
Para cualquier empresa con muchas operaciones de preparación de pedidos, es crucial elegir la estrategia correcta o una combinación de estrategias.
Los principales efectos de una buena estrategia son los siguientes:
- Garantía de pedidos correctos: el objetivo debe ser enviar menos del 0,5 % de artículos erróneos.
- Eficiencia en la preparación de pedidos: hacer más trabajo con menos personas.
- Los procesos claros significan Kommissionier-Key Performance Indicators (KPIs) estables: por lo tanto, cuando sabes cuánto tiempo vas a necesitar, puedes asegurarte de planificar adecuadamente tus transportistas y entregar lo que prometiste.
Los procesos de preparación de pedidos del Produmex WMS se diseñan con nuestros clientes y se basan en las mejores prácticas.
Muchos de nuestros clientes trabajaban con papel antes de implantar un sistema de gestión de almacén.
La diferencia entre una preparación de pedidos manual y en papel y las estrategias de preparación de pedidos que ofrece un sistema de gestión de almacén es, en la mayoría de los casos, como la noche y el día.
Con Produmex WMS una empresa logra lo siguiente:
- Se realizan menos operaciones manuales de preparación de pedidos (un robot de preparación de pedidos puede confeccionar listas de preparación de pedidos y agruparlas en oleadas automáticamente).
- No hay necesidad de pre-asignar o asignar listas de preparación de pedidos a recolectores específicos – se hace en el sistema de manera manual o automática.
- Los procesos muy intuitivos del sistema de gestión de almacenes garantizan operaciones de preparación de pedidos muy rápidas y flexibles (por ejemplo: siempre un producto por ubicación, sin necesidad de escanear la ubicación).
- No es necesario introducir o manipular datos manualmente: todo se puede escanear.
- El usuario no puede cometer errores; se rechazan artículos o lotes erróneos al escanearlos.
- Se puede forzar el doble escaneado de artículos (uno durante la recogida y otro durante el embalaje).
- Se asegura de tener siempre los documentos correctos que acompañan a la mercancía (etiqueta y documento de entrega).
- Completa visibilidad en directo de las operaciones de preparación de pedidos: cuadro de mandos con líneas abiertas, carros prioritarios…
Esto es lo que dicen algunos de nuestros clientes:
- Tenemos muchos menos errores y menos devoluciones que gestionar.
- Somos mucho más rápidos que antes y el aumento mínimo de la productividad es del 25% – normalmente mucho más.
- Estoy muy contento de que ya no tengamos que hacer cambios manuales en las etiquetas y los documentos.
- Ahora tengo la posibilidad de pedir más personal para el siguiente turno o de enviar a los operarios a casa cuando veo que vamos a poder enviar todo hoy.
