Las estrategias de ventas y marketing de muchas empresas han cambiado radicalmente en los últimos años y ahora se mueven a la velocidad del rayo hacia el mundo digital. En un estudio sobre el volumen de negocio previsto, eMarketer ha calculado que el comercio electrónico mundial habrá alcanzado los 4,058 billones de dólares en 2020.
En el pasado, los sistemas de gestión de la información de productos (Product Information Management – PIM) se consideraban un lujo reservado a las empresas pertenecientes al Fortune 500. Hoy en día, los propietarios y dirctores de pequeñas empresas también conocen bien los sistemas PIM. A la hora de la verdad, una hoja de cálculo no siempre es el lugar más fiable o productivo para procesar y mantener la creciente cantidad de información sobre productos.
Si has estado estudiando las posibilidades de PIM, lo más probable es que te hayas topado con las siglas MDM (Master Data Management, o gestión de datos maestros). ¿Cuál es la diferencia entre ambos términos y qué sistema es el más adecuado para ti?
Un sistema PIM gestiona la información de los productos. Un sistema MDM gestiona todos los datos de la empresa. Un sistema PIM es una herramienta de marketing que facilita la preparación y el mantenimiento de la información del producto para su publicación a través de muchos canales diferentes. Un sistema MDM gestiona tanto la información sobre productos como otros tipos de información, como por ejemplo datos sobre clientes, empleados, etc.
Antes de profundizar en si necesitas un sistema u otro, es importante aclarar qué puede hacer cada uno de ellos. Para ello, tenemos que remontarnos a finales de los años 90, cuando Internet empezaba a afianzarse.
Las empresas con muchos productos y datos de productos tenían dificultades para presentarlos en línea. A la vez, les resultaba difícil publicar la información de los productos de forma eficaz en otros canales de distintas características, lo cual es necesario para garantizar una comunicación global consistente, aunque adaptada a cada medio.
Ahí es donde los sistemas PIM entraron en escena. Con esta potente herramienta de marketing, era posible crear y mantener información sobre los productos y compartirla en distintas plataformas, incluidos los medios impresos y en línea.
Sin embargo, y como suele ocurrir con todo lo nuevo, también había desventajas que desde entonces se han ido subsanando. Al principio, uno de los mayores problemas era el riesgo de que los empleados de distintos departamentos de la empresa llegaran a producir información que se solapara, provocando así confusión.
Por ejemplo, los clientes de la empresa podían ver un conjunto de información sobre un producto, mientras que el departamento financiero veía otro. Lógicamente, esta situación resultaba bastante frustrante tanto para los clientes como para la empresa. Tras un análisis más detallado, quedó claro que el punto débil era la integración de aplicaciones independientes.
Como resultado, se crearon los sistemas MDM, que ofrecían un nuevo enfoque. El sistema MDM hace referencia a una única fuente de datos, independientemente de quién tenga acceso a la información. Sin embargo, los sistemas MDM se diferencian en que no sólo procesan información de productos, sino de todas las áreas de la empresa, incluidos datos sobre empleados, clientes, proveedores, etc.
Hoy en día, las funciones de los sistemas PIM y MDM pueden solaparse. En algunos casos, las empresas pueden tener un objetivo PIM al principio, pero acaban adoptando una estrategia MDM. Dicho esto, en la última década los sistemas PIM se han vuelto mucho más eficientes; de hecho, muchos tienen, hasta cierto punto, una funcionalidad MDM. En la actualidad, los sistemas PIM también tienen en cuenta las circunstancias internas de una empresa, de modo que sólo existe una versión de un conjunto de datos de productos y se evita el solapamiento de datos.
En el mundo empresarial actual, hay que hacer malabarismos con numerosos canales de ventas y marketing, plataformas publicitarias, redes sociales… La lista es interminable. En última instancia, un sistema PIM o MDM puede ayudarte en tu trabajo y permitirte alcanzar tus objetivos.
A la hora de decidirse por un sistema PIM o MDM, hay que tener en cuenta una serie de aspectos y, como ya hemos dicho, no siempre se trata de una disyuntiva. En primer lugar, debes ser consciente de lo que quieres conseguir, por lo que debes tener muy claro cuáles son tus objetivos específicos.
¿Tu objetivo es promocionar tus productos y publicar todo tipo de información relevante sobre ellos (texto, archivos, imágenes, vídeo, audio) en canales tan diversos como fichas técnicas de productos, listas de precios, boletines, catálogos de InDesign, en tu tienda web o en otras plataformas de comercio electrónico como Amazon? En ese caso, es probable que un sistema PIM sea el mejor punto de partida, ya que los sistemas PIM están diseñados específicamente para gestionar la información de los productos y garantizar así una experiencia de usuario óptima en todos los ámbitos.
También puedes utilizar el sistema PIM para optimizar los datos de productos en aplicaciones para teléfonos inteligentes, en material de punto de venta, en portales de clientes y proveedores, etc. Cuando implementas un sistema PIM moderno, puedes mejorar la eficiencia y la colaboración interna, por ejemplo, entre Desarrollo de Productos y Marketing y entre Marketing y Ventas.
Desde el punto de vista informático, una solución PIM también permitirá acabar con muchos de los sistemas descentralizados (silos de datos) que se utilizan de forma generalizada. En función de los objetivos, los sistemas PIM suelen ser la solución ideal para las pequeñas y medianas empresas. Hoy en día desempeñan un papel importante en la racionalización de empresas enteras.
En comparación, los sistemas MDM son una buena solución para las empresas que quieren organizar todo tipo de datos, incluidos los que no están asociados a productos. Las soluciones MDM mejoran la gestión de datos y facilitan la creación de nuevos conceptos e incluso nuevos negocios basados en la experiencia operativa. Las estrategias MDM son especialmente beneficiosas para las empresas en términos de resolución de problemas. Se puede hacer mucho con un sistema MDM, pero también cuesta mucho más.
Por lo tanto, antes de invertir en una solución MDM completa, un primer paso recomendado sería averiguar si la funcionalidad MDM integrada en algunos sistemas PIM (incluido el de Perfion) es adecuada para cubrir tus necesidades.
Comprueba si un sistema PIM puede satisfacer tus necesidades
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“5 preguntas cruciales que debes responder antes de elegir un sistema PIM”
