Cuando se está con la implementación de SAP Business One, es frecuente oír la siguiente pregunta: “¿Debemos utilizar un desarrollo a medida o un complemento (add-on)?”.
Escrito por Yaremi Miranda López
He trabajado en el pasado como consultora, y tengo que admitir que la respuesta a esa pregunta no siempre es fácil. Cada empresa tiene exigencias diferentes y, en ocasiones, a pesar de la notable flexibilidad de configuración de SAP Business One, puede que continúen existiendo necesidades que deban ser satisfechas para cumplir con las expectativas. En estos casos, recomiendo encarecidamente estudiar en detalle ambas opciones, e incluir en ese proceso los siguientes pasos:
- Haz una lista con todas los requisitos que precises.
- Crea una hoja de cálculo y calcula todas las horas de desarrollo necesarias para cumplir estos requisitos.
- Pide a tu socio o a tu contacto SAP que te ayude a identificar uno o dos complementos que podrían cubrir algunos de tus requisitos.
- Solicita más información sobre estos complementos a tu socio o al fabricante –con la mayoría de ellos es fácil ponerse en contacto-. Otra posibilidad es que envíes tu lista de requisitos directamente al fabricante para comprobar qué requisitos pueden ser cumplidos con sus complementos.
- Añade el precio de los complementos a la hoja de cálculo e incluye el tiempo de configuración.
- Tómate un tiempo para revisar los resultados.
Muchas veces las conclusiones de este ejercicio son muy sorprendentes. En ocasiones es evidente que es necesario un desarrollo a medida, pero a menudo la conclusión es que puedes cubrir el 100% de tus necesidades con complementos.
A veces, sólo se puede cubrir el 80% de las necesidades con un complemento y aún así es necesario un 20% de desarrollo a medida. Si este es el caso, yo seguiría optando por la vía de los complementos, por las siguientes razones:
- El fabricante del complemento es responsable de las actualizaciones necesarias para garantizar que tu sistema funcione con las futuras versiones de SAP Business One. En el caso de los desarrollos a medida, la llegada de una actualización conlleva la realización de análisis adicionales y, con frecuencia, más costes.
- La mayoría de los fabricantes de complementos ofrecen formación en línea y consejos para que puedas mejorar continuamente tu configuración de SAP Business One. Tienes derecho a sesiones de formación y materiales y, como resultado, la curva de aprendizaje es menos pronunciada para los nuevos empleados.
- Si pagas tu cuota de mantenimiento anual, te podrás beneficiar de las mejoras que el fabricante vaya introduciendo en el complemento, lo cual proporcionará más ventajas para tu empresa que podrás implementar en tu sistema.
- Por lo general, resulta más económico invertir en un complemento que en un desarrollo a medida, valorando tanto los costes iniciales como los costes continuados. El desarrollo a medida requiere más tiempo en términos de prueba, implementación y formación de los empleados.
- Si sigues la opción del desarrollo a medida, cada vez que necesites un cambio tendrás que repetir el proceso de análisis, desarrollo, prueba e implementación, lo que inevitablemente tiene un alto precio. Con la alternativa de un complemento, basta con editar las configuraciones, por lo que es mucho más fácil hacer cambios y probarlos, ya que no se está realmente modificando el producto.
- Por último, los buenos fabricantes de complementos aceptan sugerencias de desarrollo, así que si tienes una gran idea para una función que beneficiaría a tu empresa y a otras, es probable que el fabricante la incluya en su planificación y la incorpore en una futura versión.
Por supuesto, trabajar con complementos no es en absoluto obligatorio: el camino que elijas dependerá de los requisitos que precises. Si tienes en cuenta tus necesidades, recibes el asesoramiento adecuado y trabajas con un buen consultor, puedes conseguir grandes cosas con SAP Business One. Simplemente ten en cuenta que no tiene sentido reinventar la rueda…
